▲ 点击上方“盖雅学苑”关注公众号
回复“1”领取盖雅学苑精选文章期刊《激活》
文｜盖雅学苑
这是盖雅学苑第357篇原创图文
本文共5442字，建议收藏后阅读
2022年的春季，疫情也“花开”至各地。外出受限、快递停运、每日抢菜，每个人的生活或多或少都受到了影响。
对于那些受疫情影响较为严重的城市而言，居家办公成为了诸多公司的优选。但在居家办公期间，如何可以更好地进行人力资源管理呢？
3月23日下午16:30，盖雅学苑邀请杨昕亮和葛弘斐做客直播间，连线聊了聊《居家办公中的人力资源管理》。
居家办公，让工作更难了吗？
周婧婧
从个人感受出发，对居家办公的态度如何？
刚开始很开心，但居家一周后，工作状态和心态都发生了变化
葛弘斐
2、工作生活互相扰乱：孩子可能会影响或打断当下的工作。没了公司食堂后，需要花更多时间解决“吃什么”的问题。
3、团队沟通时效性变低：只能依赖于线上会议进行一些必要的交流，缺少随时随地的沟通。
4、个人心态发生变化：基本与外界“隔绝”，很容易思考过度，出现焦虑或抑郁的情绪。
不过现在，疫情反复让居家的时间再次延长，我的心态也从一开始的无奈转变为接受它成为常态。相信在未来，居家办公也会是一种可以探索的混合办公方式。
居家办公于我而言利弊共存
杨昕亮
利在于它灵活度更高，比如我时常需要在晚上和在欧美的同事交流沟通，居家办公期间，第二天就可以多休息一会，晚一些进入工作，时差对作息和工作的影响随之减弱。
弊在于它存在很大的不确定性，我们无法预估居家的时长，这种被迫的选择，会让很多工作的方向也更加难抉择。
周婧婧
从个人工作效率的保证、公司团队管理和效能的角度看，居家办公的最大挑战是什么？
团队连接、协作效率都有影响，工作和生活也会难以分割
杨昕亮
1、团队连接无形中被削弱。因为线上交流必须提前预约时间、进行比较正式的沟通，很难看到完整的肢体语言。相比之下，有利于增进连接的非正式沟通在减少，我们无法在茶水或午饭时寒暄问候。
2、协作效率也会降低。过去我们在线下可以直接进行共创讨论的事情，现在转变为线上来做，不方便，效率也不高。
3、缺少明确的工作生活的时间分割线，无形中工作时间无限延长。
除了效率受到影响，工作体验也会打折扣
葛弘斐
1、管理效率下降。这和杨老师有些共鸣，线下办公时，和邻座的同事直接交流，或茶水间说两句，就可以快速完成信息传递、达成共识，居家办公无法有这样的效果。
2、工作成就感下降。线下办公时，一个idea会得到同事当面点赞，但居家办公就缺少这方面的随意性，线上开会很难刻意去为谁点赞，大家的工作成就感很可能会减弱或消失。
3、身体健康指数下降。在办公室，我们会去茶水间、厕所、食堂，午饭后还可以附近走一走聊一聊。但居家办公后，活动空间受限，隐形运动大幅度减少。因此我们团队成员还有个约定——疫情好转、回到公司上班时，要“不涨一斤地出现”。
周婧婧
从HR的角度，可以做些什么帮大家一起面对长期居家办公的挑战？
加强交流和互动、分享优秀案例、总结经验
杨昕亮
我们HR会主动发起、促进、引导同事之间的协作交流和互动。因为居家办公期间，业务团队可能顾不上员工的互动连接，HR要主动介入去填补这个空白，比如线上打卡互动。
HR也可以分享线上团队协作优秀案例。在业务团队内部分享一些好的最佳实践，呈现有效的在线团队合作是什么样？团队leader如何远程管理下级的？
同时，如果疫情反复，居家成为常态，我们就需要总结和明确方案，保证我们能够快速应对。例如哪些工作可以远程实现，哪些必须线下操作？明确后，再制定对应的管理方案，未来如果需要居家办公，一切就有据可循。
传递正能量的同时，提供一些工具和方法
葛弘斐
我们HR首先是正能量的传播者，外部小道消息可能会影响员工情绪，也可能会影响公司形象。HR需要承担文化传递的责任，快速制止员工的谣言，及时发布正确的消息。
居家状态下，如何管好自己和团队？
周婧婧
人都是有惰性的，居家办公很考验自我管理能力，两位老师有方法分享吗？
从自我管理的角度，要营造办公氛围、制定工作计划、做好时间管理
葛弘斐
我自己首先会比较注重的是营造办公氛围，办公环境要舒适、正式，给自己仪式感，与生活切割。比如在书房，或在有明亮光线的桌前；上午开始工作前要吃早饭；女生化个妆，男生洗把脸刮刮胡子，让自己精神起来。
其次，要做好每日工作计划，早上列好今日必须完成哪几件事，并且在完成工作后也进行记录。虽然老板没有要求我们写工作日报，但居家办公时我会记录下自己每天都干了什么，避免一天结束后浑浑噩噩。
另外，一定做好时间管理，尽量在8小时内完成自己所有的工作，不要无限往后延。我利用最经典的那种番茄时钟的方法，买了一个半小时沙漏，半个小时内只干一件事，尽量不被其他事情所干扰。休息结束后再进入下一个专注的半小时。
从团队管理的角度，则要细化工作进度、善用线上工具、制定沟通计划
葛弘斐
我首先建议，把工作项目进度细化到每天。过去我们一个项目，只有到重要的时间截点才会沟通，因为每天都在一起随时可以沟通进度。需要现在会细化到每天，这样负责人才可以更好地掌握工作进度，团队也能更好地协同。
其次，我们要善用线上工具，例如teams可以开会、分享自己每天的工作计划；微信中的鹅打卡可以进行锻炼打卡。通过这些工具，让我们工作和生活都变得更加有规律、更加高效。
另外，我们需要提前制定沟通计划，线下办公时有些小的问题口头沟通就够了，但居家办公时候，需要我们规划何时与领导汇报、何时与团队沟通、何时对外沟通。
必要的技术支持、会议5分钟原则、成立非正式社团，用一套组合拳将灵活办公变为日常
杨昕亮
我们从2020年四五月的时候，就开始尝试把灵活办公的机制明确下来，通过两年的时间我们也积累了一些经验，分享给大家。
技术支持：比如使用teams来进行在线协作。借助公司日历共享工作计划，无论是团队的合作，还是个人工作计划，都尽可能在日历上标注。这样同事就可以知道你的状态，什么时候找你更合适。
5分钟原则：如果约了整点会议，我们通常会晚5分钟再开始。这样如果前一个会议整点结束的话，大家就有时间倒杯水、上个厕所，有休息时间。
非正式社团：线下办公时要么是直系经理带团队，要么项目经理带团队。居家办公期间我们增加很多非正式社团机制，比如持续改善社团、创新社团，为大家营造团队氛围、创造协作机会，减少居家的孤独感。还会有锻炼打卡等各种各样的社团，大家互相提醒、互相鼓励。
将灵活办公变为日常：疫情再次爆发前，我们就鼓励员工每周可以选择居家办公两天。大家可以在企业微信和邮箱状态上标明自己今天的状态，是在家、在办公室，还是外出。比如我固定周一和周五在家。不过，一个团队内部也需要保持统一的节奏，在固定的时间所有人都要在办公室，避免出现“你在我不在，我在他不在”的情况。当然也会通过一些机制的设定，来避免团队间出现太大的差异，或是彻底放羊。
玛氏伙伴基本都很适应灵活办公，最近全国多个地方都有疫情，大家能自发进入居家办公模式，不需要HR再告诉大家应该怎么办。
周婧婧
居家办公后，团队leader到底该严管还是松管呢？管松了，不知道团队伙伴有没有在状态；管严了又怕干涉太细让大家觉得不舒服，适得其反。
管理人性不能太过绝对
葛弘斐
疫情下，老板因生产、业务目标受影响而心里没底，对下属也会产生管控欲望，这种心情我能理解。
但管严还是管松，归根结底是管理人性，如果你相信人性本善，你就会相信员工没有监督的情况下，也能一天工作8小时，甚至超额完成任务。如果你相信人性本恶，那就需要通过做日报、周报、月报等方式来严加管理。
疫情下，管理者也要放平心态，指定结果只要达成了，过程中需要多少时间，由员工自己灵活自主地决定。
换个角度想，居家办公也是我们管理者纠正调整管理习惯的时机
杨昕亮
过去我们可以通过低效的监督来完成管理，但是现在紧盯每个员工的表现，是不现实的，这就倒逼我们如何用合理的管理方式促成团队绩效，疫情出现到现在已经两年了，我相信大家已经做过很多尝试了。
我们应当多和员工进行更多个人层面的交流和关怀。线下办公时，管理者直接可以看到员工状态——谁高兴、谁不高兴，都能随时聊一聊。但远程办公看不到了。所以需要管理者主动、定期和员工沟通，一对一或一对多。这个沟通不是工作汇报，更多是关心对方状态如何、感受如何，有什么需要帮忙。用这种方式让员工知道老板在我身边，缓解居家办公的孤独感。
另外，我认为在线上沟通时，我们要尽可能视频沟通，保证看到对方的状态。在20年疫情初期，大家都不习惯开摄像头，老板说了很多但没人回应，只有必须发言时才会开话筒说句“同意”。后来我们鼓励打开摄像头，效果完全改变，大家会更有在一起的氛围。
点击查看直播原视频
疫情下心绪难平，如何帮助员工自救？
周婧婧
多数人居家办公期间，受外部大环境的影响，会变得焦虑。作为HR或管理者，可以如何疏导大家的这种情绪和压力呢？
借助线上活动增强团队链接
杨昕亮
HR可以发起一些线上打卡活动，我们公司有个活动叫“绿色行动”，每年持续两个月，鼓励大家打破部门壁垒，自由地和同事们组成10人左右的队伍，一起健身打卡。每周有不同的打卡主题，如每天走一万步、健身30分钟、用餐情况等。
类似的活动让大家和工作团队之外的同事建立连接，也让大家互相督促、激励、关注身心健康。也可以帮助大家养成好的习惯，通常活动周期结束后，大家还会坚持健身。
寻找专业人士缓解压力
葛弘斐
这次疫情导致我们不得不居家办公，对我们来说是有些突如其来的。我们紧急开设了心理咨询频道，员工和员工的家属都可以免费去做心理咨询，让心理咨询师1V1去舒缓员工居家办公所带来的内心焦虑。同时也开设了几场讲座，例如居家办公如何同步带好孩子、如何缓解亲子关系等。
因疫情，我最近在工作生活上也面对了很多挑战。我在3月写了篇文章，分享了怎么应对这种心理压力，现在正好也分享给大家。（点击阅读原文)
周婧婧
周婧婧
居家办公时，是否会被孩子、宠物等影响工作呢？
一定会有影响，坦然接受即可
杨昕亮
居家办公后，孩子确实会影响工作，不过我从经验丰富的欧美同事那里学到了一些经验。
过去，假如我正在进行视频会议，孩子突然跑进来进入摄像头，我会很紧张，觉得不礼貌、很糟糕。但欧美同事会很放松，如果孩子进入摄像头，那就干脆让她同事打个招呼，孩子好奇心得到了满足就会离开，家长们用几秒钟解决了问题，也不会影响工作。
现在我的同事们都知道我女儿长什么样，这还会增加和同事之间的亲切感和话题感，增强团队连接，他们也会和我分享他们的孩子。团队的负责人要以身作则，把这些事情都看淡一些，会起到舒缓压力的效果。
对于团队负责人来说，与其持续强调大家在家也要好好工作，不如把自己和团队真实的一面暴露给大家，这样更有利于增加团队连接。
周婧婧
点击查看直播原视频
周婧婧
其实“共享脆弱”对于企业文化、领导者管理来说也是一个新的要求和思路。关于“共享脆弱”，两位有没有什么故事或感触想要分享？
互相展示脆弱，团队之间的信任度也会加强，对团队负责人的认可度也会提升
杨昕亮
要听对方讲，而不是只追着他干活。
从上级主管或经理的角度来讲，不要期待自己可以帮下属解决所有的问题，不要对自己有过高的要求，把自己角色放在倾听和理解上，而不是“我告诉你这件事要怎么做”，隔着屏幕指挥下属做好每个细节也是做不到的。只要让对方把自己的情绪表达出来，就会有一个积极的效果。
比如我和美国的同事开会开太晚了，我会和团队同事说，第二天早上你们不要找我，我肯定在睡觉；我也会和同事们说最近孩子不好好学习；在进行团队会议的时候，也会留出专门的时间来，让大家讲自己的近况和感受。
坦然接受负面影响，做好能做的
葛弘斐
的确，疫情对自己是有影响的，居家办公也是有影响的，追求完美的心态该放一放，做不到就是做不到。同时，需要及时去找一些补救方案，在可以的范围内把事情做到最好。
周婧婧
对于被迫居家办公的职场人们，两位老师有什么话想说？
希望大家可以把居家办公当做黑天鹅
葛弘斐
在2020年疫情刚爆发的时候，有些公司或个人趁着的线上的浪潮，把事业做的很好。大家如果突发事件都当做一个契机，说不定疫情期间因为居家办公，可以有新突破。
当我们把个人精力用在做一些正向的事情，就会发现之前很多的问题就迎刃而解了。就像我在居家办公后，每天会多出两个小时原本的通勤时间，用来干其他的事情，或者是陪伴家人，也可以做更多的个人积累和输出。
希望大家积极养成新办公习惯
杨昕亮
居家办公时，我们很容易无限制地延长工作时间，工作效率会下降，这对身心健康会产生很大影响。我们可以去开发一些在家里可以去做的活动或习惯（如健身、看书等），用这些事情激励我们更合理地管理时间。像我在家期间会自己去学了做咖啡，也是不错的体验。
希望大家可以慢下来去感受生活
周婧婧
疫情让我们被迫慢了下来，但也恰恰是慢了下来，我们反而能够去倾听、发现身边的人和事，这个时候你才能够去体会到人和事之间的连接感。如果不能改变的话，就去接受它，然后再想想可以做些什么事情让情况更好。
