人力资源数字化系统选型，无法回避的4个关键问题

2024 年 4 月 1 日

节选自《企业数字化系统选型建设指南》

本文共3335字

阅读需9分钟，建议收藏

人力资源系统选型关乎于“人”，但绝不仅仅涉及HR部门，还需要IT部门的技术支持，业务部门的深度使用和反馈。

因此，这个涉及公司战略的选择，常常引发各方争论——

需要花钱请外部IT咨询公司、管理公司来支持吗？
外采或是自研，怎样性价比更高、更能满足需求呢？
SaaS云部署安全吗？要不要直接OP本地部署呢？
一体化产品广而泛，选每个模块最专业的产品又涉及多个供应商，怎么办？

今天这篇文章，我们将解答以上这4个关键问题。

是否需要IT咨询公司？

这个问题关系到项目预算、项目计划、项目管理等关键成功因素。回答这一问题，我们需要考虑的因素主要包括：

项目规模：项目规模越大，需求越复杂，技术难度越高，就越需要引入专业的外部咨询公司进行支持和指导。
技术领域：项目所涉及的技术领域，如果企业内部缺乏相应专业人才或技术储备不足，可考虑借助外部咨询公司的力量提供专业技术支持。
人员资源：企业内是否有足够人员来负责系统实施并保证公司正常运营不受影响。如内部力量无法完成任务，可考虑引入咨询公司来补充相关人员资源。
时间和成本：系统选型和实施都需投入很多时间和精力，并可能带来昂贵的成本。如果企业无法承担这些成本，或想要在较短时间内完成实施，可考虑引入咨询公司来协助实施。
行业经验和知识：外部咨询公司通常具有丰富的经验和良好的行业背景，可为企业提供更好的建议和指导，以确保项目能够顺利实施。
风险分析管控：由于实施系统可能存在风险，因此必须进行风险分析并采取相应的措施。外部咨询公司通常具有更多的行业经验和途径来识别和处理潜在风险。

顾问说：项目规划是否要引入管理咨询公司？

管理咨询和HRIS系统建设是不同维度的工作，对HR的业务促进方面既有相同之处也有不同之处，以目前市场HR产品的成熟度来说很难将管理咨询的理念以及措施在系统中完全落地，或者说管理咨询的方案很多也未必需要系统落地，所以大可不必混为一谈。

同时，管理咨询供应商的选择、进场，调研，写方案又要一年半载，而在这期间系统的规划可能因为人员的变动或者新技术的产生又发生变化。

因此，个人认为在选型阶段，选择具备行业实施经验的项目经理和资深顾问提供轻咨询服务会更加合算。

——知名亚洲珠宝集团HRIS专家李冲

外采还是自研？

这一问题决定了项目预算、项目周期。回答这一问题，我们需要考虑的因素主要包括：

成本：采购成本较高，但自研系统的开发成本也不容忽视。企业需要对两种方案的总成本进行比较，并综合考虑相应收益。
时间：采购系统可以省去研发和测试所需时间，而自研系统可能需要更长周期。企业需要综合考虑实施期限和管理层的要求，以选择适合的方案。
技术能力：自研系统需要企业拥有一定水平的技术团队，如果企业拥有相关技术人才，就可以考虑自研系统。否则就必须外包给专业技术公司，避免增加成本。
功能：采购系统通常都会有很多常用功能，但可能无法满足企业特定的需求。自研系统可以根据企业的需求进行定制，但这需要消耗更多资源和时间。
管理和维护：采购系统提供了一定的服务和支持，而自研系统需要企业自己负责后期的管理和维护工作。
未来可扩展性：自研系统相比购买系统可以更好地满足企业未来的发展需求，可以随着企业规模和业务需求的变化进行灵活的升级和定制。

图源/pexels

SaaS还是本地部署？

这一问题关系到服务器的配置策略、信息安全策略及运维策略。回答这一问题，我们需要考虑的因素主要包括：

成本费用：SaaS系统通常是按订阅付费，不需要额外的硬件投入和维护成本，而本地部署则需要购买软件授权并支付额外的硬件费用。建议从长期角度来评估，因为SaaS的首年订阅费一般不高，可以计算三到五年的总成本，是否比一次性购买软件的费用加之后每年的维护费更划算。
安全性：对于需要高度保密的数据和敏感信息的企业，本地部署可以提供更好的安全性保障，因为它能更好地控制数据存储和处理的环境，而SaaS系统则需要相信服务商的安全措施。
灵活性和可定制性：本地部署系统通常具有更高的灵活性和可定制性，可以根据企业的特定需求进行定制化开发。而SaaS系统则往往只提供标准功能以及有限度的开发，无法满足企业所有的个性化需求。
可扩展性：SaaS系统的可扩展性往往更佳，可以根据企业的业务需要和规模进行弹性扩展，而本地部署可能需要对硬件和系统进行升级或调整。
集成问题：企业如果已经拥有了其他的系统，如ERP、CRM等，那么在考虑新的系统时需要考虑与这些系统的集成问题。本地部署和SaaS系统在这方面也有所不同，企业需要选择与现有系统相兼容的系统。

顾问说：“本土云部署”为何成为施耐德的战略选择？

2012年开始，施耐德的HR主系统已经上云，自此之后云系统上线速度大大加快。2020之后，施耐德本土云部署的速度也在加快，并成为主要趋势和首要选择——除非涉及公司非常核心的知识产权或有高可用性要求的业务，才会考虑本地部署。

“云部署”是施耐德全球的IT战略，对中国区来说则具体落地为“海外+本土”双云体系，我认为背后有几个原因推动着我们做出这样的选择。

经济和政治环境的不稳定性：本土厂商能更好地帮我们避免接下来会产生一些非技术的风险，以免影响整个项目的推动。
另外是个人信息保护法和数据跨境的法律法规越来越严格了，如同欧盟，北美，中国的数据安全管理强化也是趋势。这种情况下，本土软件是更合规的选择。
选本土软件的基础上，为什么要选择SaaS而不是本地部署？

这与施耐德资产管理方式和领先的ESG理念有关，SaaS对企业而言是一种更绿色更轻便的IT资产，不需要维持庞大的运维团队，也不需要很多的服务器硬件资产，能更好地适应环境和业务的调整和转向。所以除了公司核心知识产权和一分钟都不能中断的高可用类业务，在符合数据安全的前提下，我们尽可能都采用SaaS模式。

至于SaaS带来的数据安全风险，首先我们认为未来将是越来越安全的时代，这是国家管控和技术发展趋势带来的必然结果，当然目前仍会通过一些合同条款来约束，在服务合同中有将近30页都与数据安全条款相关。

——施耐德电气人力资源信息化高级经理常晓东

“一体化”产品模式，还是“尖物组合”模式？

这一问题关乎到企业接下来供应商选择的范围，以及评估维度。回答这一问题，我们需要考虑的因素主要包括：

公司需求和规模：一体化产品模式适合中小型企业或对功能需求相对简单的公司，可以提供一站式解决方案，避免集成的复杂性，而大型企业或有特殊需求的公司则更适合选择“尖物组合”模式，以满足不同领域的专业需求。
功能和特性：一体化产品通常提供各种综合功能，但可能在某些特定领域的深度和灵活性上有所限制，而“尖物组合”模式则可以选择最适合的专业系统，满足特定领域的高级需求。
集成和互操作性：一体化产品通常提供较为顺畅的集成体验，减少集成工作量，而“尖物组合”模式可能需要额外的集成工作，并确保各系统之间的互操作性。
技术支持和服务：一体化产品通常提供全面的技术支持和培训，而“尖物组合”模式可能需要依赖多个供应商的技术支持，同时也需要确保他们能够有效地协同合作，因此对企业的供应商管理能力的要求也更高。
长期战略和可扩展性：一体化产品通常更易于管理，能够提供整合的解决方案，而“尖物组合”模式可能需要更多的系统集成和管理工作，但也更有可能满足公司未来业务发展的特定需求。
成本和预算：一体化产品通常具备较高的初始投入成本，但可能在后续使用中节省时间和资源，而“尖物组合”模式可能需要分别购买和维护多个系统，但可以根据需求和预算相应的优先级和节奏调整。

除上述这些常见问题之外，在系统转型路径规划过程中，我们还需考虑OA现有情况及升级改造计划，这关系到人力资源审批流的承载系统，例如是否对审批授权有统一管理、规范；审批入口是否有统一规划；审批结果是否对周边系统有较大影响。

另外，还需要考虑的是系统之间的对接情况，这关系到系统集成的范围、集成难度、项目周期等，通常需要与人力资源系统集成的常见系统有OA系统、考勤终端系统、员工身份认证系统、财务系统等。